Termini di servizio

1. Premesse e definizioni

Questi Termini di servizio (i "Termini") regolano l'accesso e l'uso della piattaforma CFO Hub, disponibile all'indirizzo cfohub.it e gestita da 404 Name Not Found srls (il "Fornitore"). Chi usa CFO Hub accetta queste regole e stipula un contratto vincolante con il Fornitore.

In questo documento si usano le seguenti definizioni:

CFO Hub o Servizio: la piattaforma software-as-a-service per gestire pratiche e scadenze societarie, fiscali e contrattuali, organizzare l'agenda, collaborare con colleghi e consulenti e analizzare documenti con l'intelligenza artificiale.

Utente: la persona fisica o giuridica che si registra al Servizio. L'Utente è di norma un CFO, un responsabile amministrativo-finanziario, un'impresa o un consulente (commercialista, fractional CFO).

Società: l'entità (impresa o ente) gestita tramite il Servizio, con il suo scadenzario, le sue pratiche e i suoi membri. Ogni Utente può essere membro di una o più Società, con ruoli differenziati.

Privacy Policy: l'informativa ex art. 13 GDPR pubblicata su cfohub.it/privacy, che descrive come sono trattati i dati personali dell'Utente.

DPA: il Data Processing Agreement pubblicato su cfohub.it/dpa, che regola il trattamento dei dati personali dei clienti dell'Utente e dei terzi inseriti nelle pratiche, ai sensi dell'art. 28 GDPR.

AI o Analisi AI: la funzione che estrae automaticamente dati strutturati dai documenti PDF, descritta nell'articolo 8.

2. Oggetto del servizio

CFO Hub offre strumenti software per supportare l'attività organizzativa delle direzioni finanziarie: calcolo di scadenze e adempimenti, gestione di pratiche, documenti e società, collaborazione con colleghi e consulenti, analisi assistita da AI dei documenti caricati.

Il Servizio è uno strumento di supporto all'attività professionale e non è una prestazione legale, una consulenza o un parere giuridico. Calcoli, risultati di analisi AI e ogni altro output devono essere verificati dall'Utente, che resta integralmente responsabile sotto il profilo professionale verso i propri clienti.

3. Registrazione e idoneità

Per usare il Servizio bisogna creare un account inserendo nome e cognome, un indirizzo email valido e una password. L'Utente garantisce che i dati sono veri e aggiornati, si impegna a custodire le credenziali con attenzione ed è responsabile di tutto ciò che avviene tramite il suo account.

La registrazione è riservata ai maggiorenni che utilizzano il Servizio nell'esercizio di un'attività d'impresa o professionale: responsabili amministrativi e finanziari, imprenditori, dipendenti e collaboratori di imprese, commercialisti, fractional CFO e altri consulenti. Con la sottoscrizione dei Termini in sede di registrazione l'Utente dichiara, sotto la propria responsabilità, di agire per scopi riconducibili alla propria attività professionale o imprenditoriale.

In fase di registrazione l'Utente deve accettare separatamente la Privacy Policy, il DPA e i presenti Termini, e deve inoltre approvare in modo specifico le clausole vessatorie indicate all'articolo 17. Senza queste accettazioni la registrazione non è possibile.

4. Piani e pagamenti

CFO Hub è offerto secondo i seguenti piani:

Prova gratuita: alla registrazione ogni Utente dispone di un periodo di prova di 15 giorni con tutte le funzionalità, senza obbligo di inserire un metodo di pagamento. Al termine della prova, senza sottoscrizione di un piano a pagamento, l'accesso alle funzionalità del Servizio viene sospeso; i dati restano conservati secondo i termini della Privacy Policy e del DPA e tornano accessibili con l'attivazione di un piano.

Pro: piano a pagamento, mensile o annuale, per la gestione di una Società, con membri illimitati e tutte le funzionalità del Servizio (scadenzario, pratiche e documenti, estrazione AI, assemblea di bilancio, calendario fiscale, verifiche degli adeguati assetti, agenda). I prezzi correnti sono indicati su cfohub.it/prezzi.

Studio: piano a pagamento, mensile o annuale, pensato per commercialisti, fractional CFO e consulenti che seguono più realtà: include la gestione di più Società, nel numero indicato su cfohub.it/prezzi, con un corrispettivo aggiuntivo per ciascuna Società oltre quelle incluse, e tutte le funzionalità del piano Pro su ciascuna.

Tutti i prezzi indicati si intendono IVA esclusa; l'IVA di legge è aggiunta ed evidenziata al momento del pagamento e in fattura. I prezzi pubblicati sono prezzi di lancio e possono essere rivisti per i nuovi abbonamenti. Per chi sottoscrive un piano, il prezzo applicato è garantito per 24 mesi dalla prima sottoscrizione: in tale periodo eventuali variazioni di listino non si applicano all'abbonamento in corso. Decorsi i 24 mesi, eventuali adeguamenti sono comunicati con almeno trenta giorni di preavviso e con la facoltà di recesso prevista dall'articolo 14.

I pagamenti sono gestiti da Stripe Inc. (sede legale negli Stati Uniti) e dalla filiale europea Stripe Payments Europe Ltd. (Irlanda). CFO Hub non conserva i dati delle carte di pagamento, che sono trattati e archiviati direttamente da Stripe come autonomo titolare del trattamento, secondo gli standard PCI-DSS.

La fatturazione avviene sulla base dei dati forniti dall'Utente al momento dell'acquisto. L'Utente garantisce che i dati di fatturazione sono corretti.

5. Durata, rinnovo, recesso

Il piano si rinnova automaticamente alla scadenza (mensile o annuale) per pari periodo, salvo disdetta. La disdetta si effettua in qualsiasi momento dal portale di gestione dell'abbonamento (pagina "Il tuo account" della dashboard, pulsante "Gestisci abbonamento e fatture") oppure scrivendo a info@cfohub.it dall'indirizzo email associato all'account, e ha effetto a partire dal periodo successivo a quello in corso.

In caso di disdetta non sono previsti rimborsi, neppure parziali, per il periodo già pagato e non ancora consumato. L'Utente continua ad avere accesso alle funzionalità del piano fino alla scadenza naturale del periodo già pagato.

La prova gratuita non comporta obblighi di pagamento e non si trasforma automaticamente in abbonamento: senza attivazione di un piano, al termine dei 15 giorni l'accesso viene semplicemente sospeso.

In caso di mancato pagamento di una fattura ricorrente, l'accesso alle funzionalità del Servizio può essere sospeso dopo un periodo di tolleranza, fino alla regolarizzazione del pagamento. I dati restano conservati secondo i termini della Privacy Policy e del DPA.

6. Uso accettabile

L'Utente si impegna a usare il Servizio nel rispetto della legge, dei presenti Termini e delle regole professionali eventualmente applicabili alla propria attività. In particolare, l'Utente non può:

• caricare contenuti illeciti, diffamatori, fraudolenti o lesivi di diritti altrui;
• caricare malware, virus o codice ostile;
• effettuare scraping massivo, reverse engineering, decompilazione del Servizio o tentativi di accesso non autorizzato;
• usare il Servizio per attività non riconducibili alla gestione amministrativo-finanziaria d'impresa o al supporto della stessa;
• condividere le proprie credenziali con soggetti terzi: per lavorare in più persone sulla stessa Società si usano gli inviti dei membri, ciascuno con il proprio account e il proprio ruolo;
• inserire nelle pratiche dati di terzi non necessari alla gestione dell'attività, in violazione del principio di minimizzazione di cui all'art. 5 GDPR.

L'Utente resta unico responsabile dei contenuti caricati nelle pratiche e dell'osservanza delle norme professionali e di legge applicabili alla sua attività.

7. Limiti tecnici e manutenzione

Il Servizio è erogato secondo logica di "best effort" tipica delle piattaforme SaaS. Il Fornitore si impegna a mantenere ragionevoli livelli di disponibilità e prestazioni, ma non garantisce una continuità operativa al 100% nè tempi vincolanti di risposta.

Le finestre di manutenzione programmata sono comunicate in anticipo tramite email o avviso in dashboard. Interventi straordinari urgenti per risolvere problemi di sicurezza o stabilità possono essere effettuati senza preavviso.

I dati dell'Utente sono ospitati sull'infrastruttura Supabase (Irlanda, Unione Europea) e Vercel (Stati Uniti, con esecuzione delle funzioni serverless in regione europea ove disponibile). Il sistema esegue backup automatici dei dati con cadenza giornaliera, conservati per un massimo di 30 giorni.

8. Funzionalità di analisi AI

Il Servizio include una funzione di analisi assistita da intelligenza artificiale che estrae dati strutturati dai documenti PDF caricati nelle pratiche.

L'analisi avviene inviando il documento al provider AI Anthropic PBC (sede negli Stati Uniti), che agisce come responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR. Il trasferimento dei dati verso gli Stati Uniti è protetto da Standard Contractual Clauses approvate dalla Commissione Europea. Anthropic non utilizza i documenti dell'Utente per addestrare i propri modelli e li elimina dai propri server entro trenta giorni dall'analisi.

L'Utente accetta che:

• l'analisi AI è uno strumento di supporto e non sostituisce mai la verifica e la valutazione professionale dell'utente. I risultati prodotti dall'AI sono ipotesi da validare, non risultati definitivi;
• l'Utente resta integralmente responsabile della verifica dell'accuratezza dei dati estratti, della valutazione dell'opportunità di usare l'AI per ciascun documento (anche in considerazione del segreto professionale) e di ogni decisione successiva all'analisi;
• l'analisi AI parte esclusivamente su azione esplicita dell'Utente (il pulsante "Estrai dati con AI" sulla pratica): nessun documento viene inviato al provider AI automaticamente al caricamento;
• i risultati dell'estrazione restano in una coda di revisione e non producono effetti nel gestionale (scadenze, dati della pratica) finché l'Utente non li approva espressamente.

L'uso dell'AI comporta l'accettazione, da parte dell'Utente, delle disposizioni del DPA relative al sub-incarico del trattamento ad Anthropic.

9. Proprietà intellettuale

Il software, il design, i marchi, i loghi e i contenuti del Servizio (esclusi i contenuti caricati dall'Utente nelle pratiche) appartengono al Fornitore. Sono vietate riproduzione, distribuzione, modifica o opera derivata senza il preventivo consenso scritto del Fornitore.

I contenuti caricati dall'Utente nelle pratiche restano dell'Utente e dei rispettivi titolari di diritti. L'Utente concede al Fornitore una licenza non esclusiva, limitata e revocabile, finalizzata esclusivamente all'erogazione del Servizio (archiviazione, indicizzazione, visualizzazione nella dashboard, invio all'API AI quando attivata, generazione di report PDF). La licenza si estingue automaticamente con la cancellazione del contenuto da parte dell'Utente.

10. Dati personali

Il trattamento dei dati personali dell'Utente da parte del Fornitore è disciplinato dalla Privacy Policy pubblicata su cfohub.it/privacy.

Il trattamento dei dati personali dei clienti dell'Utente e dei terzi inseriti nelle pratiche è disciplinato dal Data Processing Agreement (DPA) pubblicato su cfohub.it/dpa. Il DPA fa parte integrante dei presenti Termini ai sensi dell'art. 28 GDPR. Accettando i Termini l'Utente accetta anche il DPA e nomina il Fornitore quale proprio responsabile del trattamento per i dati dei clienti gestiti tramite il Servizio.

11. Limitazione di responsabilità

Il Fornitore si impegna a fornire il Servizio con la diligenza professionale richiesta, ma non garantisce che il Servizio sia privo di errori, interruzioni o difetti, nè che i calcoli e le analisi AI siano sempre esatti.

L'Utente deve verificare professionalmente ogni risultato prodotto dal Servizio prima di usarlo nella propria attività. Il Servizio non sostituisce mai la verifica diretta della normativa, dei termini e delle scadenze applicabili.

Nei limiti consentiti dalla legge, la responsabilità complessiva del Fornitore verso l'Utente per qualunque causa connessa al Servizio (inclusi inadempimenti contrattuali, fatti illeciti, garanzie e altro) è limitata all'importo complessivamente pagato dall'Utente nei dodici mesi precedenti all'evento che ha generato la pretesa risarcitoria. Durante la prova gratuita, in assenza di corrispettivo, il limite è zero, salvo i casi di dolo o colpa grave.

Restano in ogni caso esclusi dalla responsabilità del Fornitore: i danni indiretti, consequenziali, punitivi; la perdita di profitto, di clientela o di opportunità professionali; gli effetti di provvedimenti disciplinari, sanzioni o decadenze derivanti da inesatto affidamento sui risultati del Servizio; i danni derivanti da uso del Servizio in violazione dei presenti Termini.

12. Indennizzo

L'Utente si impegna a tenere indenne il Fornitore da ogni pretesa, richiesta, azione o danno (incluse le spese legali ragionevoli) avanzati da terzi e derivanti da: violazione dei Termini da parte dell'Utente, uso del Servizio in violazione di legge, contenuti caricati nelle pratiche che violino diritti di terzi.

13. Sospensione e cancellazione dell'account

In caso di violazione sostanziale dei Termini, il Fornitore può sospendere o cancellare l'account dell'Utente con effetto immediato, senza obbligo di preavviso, dando comunicazione della decisione all'indirizzo email associato all'account.

Su richiesta dell'Utente, l'account può essere cancellato in qualsiasi momento scrivendo a info@cfohub.it dall'indirizzo email associato all'account. I dati saranno gestiti secondo i tempi di conservazione previsti dalla Privacy Policy e dal DPA.

14. Modifiche ai Termini

Il Fornitore può modificare i Termini per ragioni tecniche, organizzative, legislative o di adeguamento del Servizio. Le modifiche sostanziali sono comunicate all'Utente con un preavviso di almeno trenta giorni tramite email all'indirizzo associato all'account e tramite avviso in dashboard.

L'uso continuato del Servizio dopo l'entrata in vigore delle modifiche vale come accettazione delle stesse. In caso di disaccordo l'Utente può recedere senza penali entro la data di entrata in vigore delle modifiche, conservando l'accesso al Servizio fino alla scadenza del periodo già pagato.

15. Legge applicabile e foro competente

I Termini sono regolati dalla legge italiana. Per qualunque controversia derivante dai Termini o connessa al Servizio è competente in via esclusiva il foro di Verona.

Il Servizio è destinato esclusivamente a imprese e professionisti nell'esercizio della propria attività. Le parti danno atto di concludere il contratto in qualità di professionisti e non si applica la disciplina consumeristica.

16. Disposizioni finali

Se una clausola dei Termini è dichiarata invalida o inefficace da un'autorità competente, le altre clausole restano valide ed efficaci. La clausola invalida sarà sostituita, dove possibile, da una clausola valida che persegua lo stesso obiettivo economico-giuridico.

Il mancato esercizio o il ritardato esercizio di un diritto previsto dai Termini da parte del Fornitore non vale come rinuncia a tale diritto.

I presenti Termini, la Privacy Policy e il DPA formano l'intero accordo tra le parti in relazione al Servizio.

17. Approvazione specifica delle clausole vessatorie

Ai sensi e per gli effetti degli articoli 1341 e 1342 del Codice Civile, l'Utente, all'atto della registrazione, approva specificamente le seguenti clausole tramite una spunta dedicata, separata da quella di accettazione generale dei Termini:

• Articolo 11 · Limitazione di responsabilità;
• Articolo 13 · Sospensione e cancellazione immediata dell'account su iniziativa del Fornitore;
• Articolo 14 · Facoltà del Fornitore di modificare unilateralmente i Termini;
• Articolo 15 · Legge italiana applicabile e foro competente in via esclusiva a Verona.

L'approvazione specifica è registrata dal sistema con marca temporale, indirizzo IP e versione del documento ed è condizione necessaria per perfezionare la registrazione.